Vad gör en VD-assistent/Chefsassistent?

Så ser vardagen ut

En stor del av arbetstiden går åt till proaktiv problemlösning och kalenderhantering för att maximera chefens effektivitet, medan förberedelse av beslutsunderlag och presentationer tar mer tid än många tror.

Visste du?

Rollen har genomgått en enorm statushöjning de senaste åren och kallas allt oftare för "Strategic Business Partner". Moderna VD-assistenter är ofta delaktiga i ledningsgruppsmöten och agerar bollplank i affärskritiska frågor, snarare än att bara föra protokoll. Många beskriver det som att man driver bolaget "från baksätet".

Konkreta arbetsuppgifter

Kalenderhantering och tidsoptimering

Det här handlar om betydligt mer än att bara boka in möten. Du ansvarar för att strukturera chefens tid så att den läggs på rätt saker. Det kräver att du förstår verksamhetens mål för att kunna prioritera hårt bland förfrågningarna.

Du måste ofta flytta om i schemat med kort varsel, säkerställa att det finns luft mellan möten och se till att VD:n har rätt underlag inläst inför varje dragning.

Exempel i vardagen:

En viktig kund vill ha ett krismöte samma eftermiddag som VD:n är fullbokad med interna avstämningar. Du bedömer situationens allvar, kontaktar de interna cheferna för att boka om deras tider, och frigör två timmar. Du ser också till att VD:n får en snabb briefing om kundens status fem minuter innan mötet börjar.

Mötes- och styrelseförberedelser

Inför ledningsgrupps- och styrelsemöten är det du som håller i trådarna. Du samlar in rapporter från olika avdelningschefer, granskar att siffrorna ser rimliga ut och sammanställer dagordningen.

Under mötet är du ofta sekreterare som fångar beslut och action-punkter. Efteråt följer du upp att det som beslutades faktiskt blir gjort. Du kvalitetssäkrar att presentationer håller hög grafisk och innehållsmässig nivå.

Exempel i vardagen:

Tre dagar innan styrelsemötet märker du att marknadschefens rapport saknar en viktig prognos som styrelsen efterfrågat. Istället för att bara skicka vidare underlaget, kontaktar du marknadschefen direkt, påpekar bristen och ser till att den uppdaterade versionen landar i styrelseportalens app i tid.

Kommunikation och "Gatekeeping"

Du fungerar som filtret in till VD:n. Det innebär att du hanterar inkommande samtal, mejl och spontana besök. Uppgiften är att avgöra vad som kräver VD:ns uppmärksamhet och vad som kan delegeras till någon annan.

Det kräver fingertoppskänsla. Du måste kunna avvisa säljare eller hänvisa medarbetare till rätt instans på ett vänligt men bestämt sätt, utan att skapa dålig stämning. Du formulerar ofta utkast till VD:ns svar eller skriver kommunikation i hens namn.

Exempel i vardagen:

En journalist ringer och vill ha en kommentar om ett rykte gällande uppköp. Istället för att koppla samtalet direkt till en oförberedd VD, tar du emot frågan, ber att få återkomma och stämmer snabbt av med kommunikationschefen för att ta fram ett korrekt budskap innan VD:n kopplas in.

Reseplanering och logistik

När chefen reser ska allt flyta friktionsfritt. Du bokar komplexa resruttar, hotell och transporter. Men jobbet slutar inte när bokningen är gjord.

Du fungerar som resebyrå jour dygnet runt. Om ett flyg blir inställt eller ett möte drar ut på tiden, förväntas du ha en plan B redo innan chefen ens hunnit oroa sig.

Exempel i vardagen:

Mitt under en affärsresa i London meddelar flygbolaget strejk inför hemresan. Du får notisen i mobilen på kvällen, bokar om till ett tåg via Bryssel istället, uppdaterar kalendern och skickar de nya biljetterna via SMS. När VD:n vaknar är problemet redan löst.

Projektledning och interna event

Ofta landar speciella projekt på ditt bord – saker som inte har en naturlig hemvist på en annan avdelning. Det kan handla om att organisera företagets årliga "Kick-off", planera en flytt till nytt kontor eller driva ett internt kulturarbete.

Här agerar du projektledare med budgetansvar och samordnar leverantörer, lokaler och inbjudningar.

Exempel i vardagen:

Företaget ska hålla en investerarträff. Du roddar allt från catering och teknik till talarlistan. När projektorn strular tio minuter innan start har du redan teknikern på snabbval och en utskriven version av presentationen redo som backup, så att mötet kan börja i tid ändå.

Specialisering och fördjupning

Rollen kan se väldigt olika ut beroende på företagets storlek och behov. Här är tre vanliga inriktningar som skiljer sig åt i fokus.

Executive Assistant (EA)

Den tyngsta inriktningen med fokus på affären. Här arbetar du nära affärsstrategin, sitter ofta med i ledningsgruppen och hanterar projekt av hög sekretess. Fokus ligger på att avlasta VD:n i tankearbete och beslutsfattande snarare än bara administration.

Office Manager / Assistent

En kombinationsroll på mindre bolag. Här stöttar du VD:n men ansvarar också för kontorets trivsel, inköp, reception och kanske viss HR-administration. Rollen är bredare och mer social, då du är kontaktpunkten för alla anställda, inte bara ledningen.

Styrelsesekreterare

En specialisering mot "Corporate Governance". Du fokuserar nästan uteslutande på styrelsearbetet, juridisk formalia, protokollföring och att säkerställa att bolaget följer aktiebolagslagen och bolagsordningen i sin rapportering.

Hur arbetsuppgifterna förändras med erfarenhet

Röster från yrket

I en intervju med rekryteringsföretaget Inhouse beskriver en erfaren Executive Assistant hur rollen handlar om mer än bara administration:

Att vara Executive Assistant är som att vara en projektledare för en persons yrkesliv. Det handlar om att ligga steget före, se till att allt flyter och att min chef kan fokusera på det hen är bäst på.

— Kandidatintervju, Inhouse, 2023

Tidningen Chef har i flera reportage lyft fram assistentens betydelse. En VD-assistent förklarar dynamiken i samarbetet:

Det bygger på hundra procent tillit. Jag vet ofta saker om företaget långt innan resten av organisationen gör det. Tystnadsplikten och lojaliteten är ryggraden i yrket.

— Anonymiserad intervju, Chef.se, 2022

Nätverket för assistenter, IMA Sweden, lyfter ofta fram hur yrket utvecklas mot affärsnytta:

Dagens assistenter är affärspartners. Vi sitter inte bara och väntar på instruktioner, vi ser till att affärsmålen nås genom att optimera ledningens arbete.

— Medlemsröst, IMA Sweden, 2024

Mer om yrket – VD-assistent

94 %

Så många av Sveriges verkställande direktörer anser att deras assistent är "avgörande" för deras egen effektivitet och framgång, enligt en undersökning från Handelskammaren. Det understryker att rollen inte är en lyx, utan en affärskritisk funktion för ledarskapet.

En nyckelspelare i det dolda. En aspekt som sällan syns i platsannonser är den sociala intelligens som krävs. En skicklig VD-assistent fungerar ofta som en inofficiell termometer för organisationen. Genom sitt breda kontaktnät vet assistenten ofta hur stämningen är på golvet, vilka konflikter som pyr och vad medarbetarna faktiskt tycker — information som är guld värd för en VD som annars riskerar att bli isolerad i toppen.

Vad folk tror

    Att jobbet mest handlar om att hämta kaffe, boka flygbiljetter och svara i telefon.

Hur det faktiskt ser ut

    Även om service ingår, handlar kärnan om informationshantering och ledarskap. Moderna VD-assistenter använder AI för att automatisera bokningar och lägger istället tiden på att förbereda styrelsematerial, driva interna projekt och agera ställföreträdande beslutsfattare i enklare frågor.

Digitaliseringen lyfter rollen. Många trodde att digitala kalendrar och AI skulle göra assistenten överflödig. Tvärtom har det rensat bort de monotona uppgifterna. Enligt trendrapporter från rekryteringsbranschen efterfrågas idag assistenter med hög teknisk kompetens som kan agera "Super Users" i system som Microsoft 365, Salesforce och olika AI-verktyg. Assistenten blir den som lär chefen hur tekniken fungerar, snarare än tvärtom.

Dela